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打ち合わせ記録の改善~過去分を反映しなくちゃ~

打ち合わせ記録の改善について、検討していました。
何度か記録を書いたものの、アップせずにまとめたものを
出力してTDさんに渡したりとか・・・


後日、言った言わないの水掛問答はしたく無いですし、
経験上、検討項目が膨大なのに書記や秘書をおかずに話し合うのは
リスキーです。

決めたのに忘れるとか、確認漏れが結構あるものです。
(私だけかもですけれど^^;)

互いに一生懸命なだけに、悪意がなくてもうっかりがトラブルの原因になります。

打ち合わせ記録は、双方が同じ書類に目を通して認識を共通のものにし、
後日確認する時にも必要な情報が簡単に探し出せる

このように出来ることが望ましい。

そこで、今回は北洲さんにも改めて、ご協力をお願いしました。

「ブログの打ち合わせ記録を読んで下さい」
と頼んだわけです。

まあ、それは社内規定上できません。と言われれば、
アップした記事のコピーを添付資料にして送信するだけですが。

それって二度手間ですよね?


というわけで、担当のTD氏にも、打ち合わせ記録の確認だけは
お願いしたいと伝えた上で、一度出力したものを渡して、
北洲的に具合が悪くないかどうか、見て頂きました。

記録をアップすること自体を鬱陶しく思われていたのでは、意味が無いからです。

掛け率や金額、個人情報に関わるものは公表しないとか
そういう心配を払拭して頂くために、先に公開前の記事を渡しました。
面倒なことにお付き合い下さって、有り難いです。

こういうことをしなくて良いなら、その方が楽ちん♪ですが
そういうわけにも行きません。


打ち合わせ内容を毎回複写紙に書いて下さるのは、とても有り難い。
でも、それだけで今までの打ち合わせは漏れが無く効率的だったかと言うと
そうでも無い。

顔をつきあわせて相談するのは、設計の流れの中では一部分。

その前後で、互いに必要事項を調査したり、検討したり。

必要に応じてメールもやり取りします。
電話は履歴が残らない(録音しても後で情報を拾うのが大変)なので
使いません。
メールが使えることも、ビルダーさん選定の大事な要素の一つでした。

北洲ハウジングさんの場合、メールで質問すると、
返信は、ちょっと特徴的でして。

PDFにメールを書き出して、カラー文字で返事を上書き。
このファイルを添付で返して下さいます。

これ、読みやすいです。

そこで、私からもこのPDFの返事に更に別の色で上書きして添付返信
という形をとりました。

いちいち変換するのが面倒ですが、相手のスタイルに出来るだけあわせることで、
円滑なコミュニケーションを目指すのが自分の仕事ポリシー。

でも、これだけでは全体のまとめが無いのでその項目しかわからない。
今何が解決しているのか、全体の流れを把握するためのツールが必要です。


そこで


今回からは、過去の打ち合わせの記録を残しながら
まとめることにしました。
・・・よりいっそう大量の文字を読まされるのか・・・と落胆したTDさん!
そこは分り易いように、色分けで工夫してみます♪

間取りや設備を考えるだけじゃ無くて、記録の取り方まで
考え込む、やる気満々(?)のかいどまりでした^^


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かいどまり

Author:かいどまり
京都のど真ん中から、森の暮らしを目指して三年半。
オーガニック農場でパパは動物を育て、ママはアトリエで写本研究。

ようやく出会ったいわき市の土地で建築を計画した春。。。
震災に会い、原発事故発生。
ようやく計画を再開して、再出発です!

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